Case-Study

Wie KMpro Zeiterfassung durch Meine:Zeit nahezu automatisiert hat

Teams-Telefonate, Besprechungen und Kalenderdaten werden zu Leistungsvorschlägen, die nur noch bestätigt werden.

Drei Standorte, hybride Teams und ein Arbeitstag, der überwiegend in Microsoft Teams und Outlook stattfindet: Statt Zeiten am Abend nachzutragen, bestätigen die Mitarbeiter bei KMpro heute Vorschläge, die im Hintergrund entstehen.

3 StandorteMünchen, Augsburg, Regensburg und weitere Teams im hybriden Arbeiten

100 % Microsoft 365Teams, Outlook, Kalender und Zeiterfassung greifen ineinander

Bis zu mehrere Stunden pro WocheErsparnis je Mitarbeiter durch automatisierte Leistungserfassung und KI-Vorschläge

Deutlich höhere ErfassungsquoteTelefonate, Besprechungen und kurzfristige Tätigkeiten landen vollständig im System

Ausgangssituation

Als moderne Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei betreut KMpro mittelständische Unternehmen, Beteiligungsgesellschaften, Family Offices und internationale Mandanten. Die tägliche Arbeit findet überwiegend in Microsoft Teams, Outlook, DATEV und weiteren digitalen Fachanwendungen statt. Ein Arbeitstag besteht aus zahlreichen kurzen Abstimmungen mit Mandanten, spontanen Teams-Anrufen, internen Besprechungen, Auftragsarbeit und fachlichen Rückfragen.

Die Herausforderung bestand darin, all diese Tätigkeiten vollständig und zugleich effizient zu erfassen. Gerade bei erfahrenen Beratern und Spezialisten stand die Zeiterfassung häufig erst am Ende des Tages an oder wurde noch später nachgeholt. Das erzeugte zusätzlichen administrativen Aufwand und das Risiko, dass abrechenbare Leistungen nicht vollständig dokumentiert wurden. Das Ziel war deshalb klar: Zeiterfassung sollte kein zusätzlicher Arbeitsschritt mehr sein, sondern möglichst automatisch im Hintergrund laufen.

Ansatz

Mit Meine:Zeit von atflow wurde eine Lösung eingeführt, die sich nahtlos in die bestehende Microsoft-365-Landschaft von KMpro einfügt. Besonders wertvoll ist die direkte Integration in Microsoft Teams:

Teams-Telefonate werden automatisch erkannt
Besprechungen erscheinen unmittelbar als Zeitvorschläge
Kalenderinformationen werden intelligent verarbeitet
Die KI erstellt passende Leistungsvorschläge anhand des tatsächlichen Arbeitsverhaltens

Zusätzlich lernt das System kontinuierlich aus bereits gebuchten Leistungen und Mandatszuordnungen. Schon beim Öffnen der Anwendung liegen dadurch passende Vorschläge bereit, für Mandanten, Aufträge, Tätigkeitsarten und Leistungsbeschreibungen. Statt Zeiten manuell nachzuerfassen, müssen die Mitarbeiter sie häufig nur noch bestätigen.

Ergebnis

Heute ist die Zeiterfassung für viele Mitarbeiter kein eigenständiger Prozess mehr. Telefonate, Teams-Besprechungen und andere digitale Aktivitäten fließen automatisch in die Vorschlagslogik ein; die KI übernimmt einen Großteil der Zuordnung und reduziert den manuellen Aufwand deutlich. Besonders spürbar ist das bei Berufsträgern, bei Spezialisten aus Lohn- und Finanzbuchhaltung sowie bei Steuerassistenten.

Von der höheren Datenqualität profitiert nicht nur die Fakturierung, sondern auch das interne Controlling und die Kapazitätsplanung. KMpro hat damit eine deutlich verlässlichere Grundlage für:

Auftragscontrolling
Mitarbeiterauslastung
Forecasts
Mandantenrentabilität
Ressourcenplanung

Für uns war entscheidend, dass sich die Zeiterfassung an den tatsächlichen Arbeitsalltag unserer Mitarbeiter anpasst und nicht umgekehrt. Die Integration in Microsoft Teams und die KI-gestützten Vorschläge reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Gleichzeitig stellen wir sicher, dass Leistungen vollständig dokumentiert werden und für Controlling sowie Abrechnung zur Verfügung stehen. Besonders überzeugt hat uns die enge Zusammenarbeit mit dem atflow-Team und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösung.

Lukas Just Partner, KMpro München

Als Nächstes: Deine Kanzlei

In einer 20-minütigen Demo zeigen wir dir, wie Meine:Zeit in deinem Alltag funktioniert und ab Woche eins Wirkung entfaltet. Du siehst echte Workflows, Vorschläge und die Übergabe in DATEV.

Demo Buchen