Telefonate passieren zwischendurch und rutschen bei der Zeiterfassung durch. Wie Meine:Zeit Anrufe automatisch erfasst und dem richtigen Mandanten zuordnet.
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Das Telefon klingelt mitten in einer anderen Aufgabe. Ein Mandant hat eine kurze Rückfrage zum Jahresabschluss. Zwölf Minuten später legst du auf und bist sofort wieder in dem drin, was vorher auf dem Schirm war. Was du in diesem Moment garantiert nicht machst: das Erfassungstool öffnen, den Mandanten heraussuchen, den Auftrag wählen und „00:12" eintragen. Und genau hier fängt das Problem an.
Anders als ein Dokument oder eine E-Mail lässt sich ein Telefonat an nichts Sichtbarem festmachen. Es kommt ungeplant, oft mehrmals am Tag, zwischen zwei anderen Dingen. Und es passiert selten dort, wo DATEV gerade griffbereit ist: am Handy zwischen zwei Terminen, auf dem Flur, unterwegs, beim Mandanten vor Ort. Der einzige Zeitpunkt, an dem sich ein Anruf wirklich zuverlässig erfassen ließe, ist „sofort". Nur entspricht genau das nie der Realität. Also verschiebt man es auf „später" und „später" kommt bekanntlich nie.
Und wenn man es doch versucht, wird es mühsam. Am Ende des Tages (oder schlimmer, am Ende der Woche) sitzt man vor der Anrufliste und versucht zu rekonstruieren: Wann war das Gespräch nochmal? Hab ich das schon erfasst? Und worum ging es überhaupt? Aus einer Sache von Sekunden, kurz erfassen, wird eine ungeliebte Fleißarbeit, die Zeit und Nerven kostet und trotzdem lückenhaft bleibt. Denn im Zweifel rundet man ab, lässt die kurzen Anrufe weg und schätzt den Rest. Doppelter Verlust: erst die Zeit fürs Rekonstruieren, dann die abrechenbare Zeit, die dabei trotzdem verloren geht.
Das Bittere daran: Es trifft ausgerechnet die Tätigkeit, in der echte Beratung passiert. Das Telefonat ist oft die direkteste Leistung des Tages und gleichzeitig die, die am zuverlässigsten unerfasst bleibt. Rechnet man die vielen kurzen Gespräche über alle Mitarbeitenden und alle Arbeitstage zusammen, steht am Ende ein Betrag, der wehtut. Nicht, weil zu wenig gearbeitet wurde, sondern weil zu wenig erfasst wurde.
Genau hier setzt die neue Telefonie-Anbindung von Meine:Zeit an. Meine:Zeit erfasst deine Telefonate automatisch, ohne dass du daran denken, etwas eintippen oder hinterher eine Liste durchgehen musst. Der Anruf taucht in deiner Aktivitätenliste auf, inklusive Dauer und bereits dem richtigen Mandanten zugeordnet.
Möglich macht das die Schnittstelle der DATEV Telefonie: Ist die Telefonanlage deiner Kanzlei mit DATEV verbunden, liest Meine:Zeit Dauer und Rufnummer eines Anrufs aus und gleicht die Nummer automatisch mit deiner Mandantenliste ab. Unbekannte Nummern lassen sich beim ersten Mal dauerhaft einem Mandanten zuordnen, danach erkennt Meine:Zeit sie von allein. Die Erkennung wird mit jedem Gespräch ein Stück schlauer.
Und der wichtigste Punkt: Es ist egal, wie und wo du telefonierst. Ob am Festnetz, über Teams oder unterwegs, du musst nicht extra am PC oder in DATEV sein. Du telefonierst einfach wie immer, den Rest macht Meine:Zeit.
Telefonate waren lange die Tätigkeit, die man entweder sofort erfasst (unrealistisch) oder mühsam rekonstruiert (nervig und lückenhaft). Mit der Telefonie-Anbindung von Meine:Zeit entfällt beides: keine Listen, kein Rätselraten, keine vergessenen Minuten. Die abrechenbare Zeit ist einfach da: richtig zugeordnet, ohne einen einzigen zusätzlichen Klick.
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