Case-Study

Vom Piloten zur Zeiterfassung fürs ganze Team

Was als Test mit 20 Usern begann, ist heute Standard im gesamten Team: Der Wirtschaftsbund Quakenbrück erfasst Zeiten mit Meine:Zeit über 60 Mitarbeiter hinweg.

Case Study

Wie der Wirtschaftsbund Quakenbrück vom Piloten zur teamweiten Zeiterfassung wuchs

Der Wirtschaftsbund startete mit 20 Usern und nutzt Meine:Zeit heute im gesamten Team: 60 Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten automatisiert, Abwesenheiten fließen direkt von Personio nach DATEV, und als Entwicklungspartner hat die Kanzlei zahlreiche neue Features mitgeprägt.

20 → 60 Uservom Piloten zum gesamten Team

Personio → DATEVAbwesenheiten automatisch übertragen

Entwicklungspartnermaßgeblich an neuen Features beteiligt

Ausgangssituation

Der Wirtschaftsbund Quakenbrück berät seit 100 Jahren in steuerlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Fragen, mit einem Team aus Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung. Als DATEV Digitale Kanzlei ist die IT-Landschaft modern aufgestellt, unter anderem mit Personio für die Personalprozesse. Genau hier lag der Anspruch: eine Zeiterfassung, die sich nahtlos in diese Landschaft einfügt, statt einen weiteren manuellen Prozess zu schaffen. Statt eines Rollouts auf einen Schlag wollte die Kanzlei zunächst im kleineren Kreis prüfen, ob die Lösung im Alltag wirklich trägt.

Ansatz

Gestartet wurde mit einem Piloten von 20 Usern. Schnell zeigte sich, dass die automatisierte Erfassung im Alltag funktioniert; die Kanzlei entschied sich für den vollständigen Rollout auf 60 Mitarbeiter. Parallel wurde die Personio-Integration angebunden: Abwesenheiten werden direkt aus Personio nach DATEV EO Comfort übertragen, ohne doppelte Pflege. Besonders prägend war die Zusammenarbeit auf Produktebene. Das WIBU-Team brachte sich mit konkretem Feedback ein und war maßgeblich an der Entwicklung mehrerer neuer Features beteiligt.

Ergebnis

Aus einem vorsichtigen Pilotprojekt wurde der Standard für das gesamte Team. 60 Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten heute über Meine:Zeit, Abwesenheiten landen automatisch im richtigen System, und die Personalprozesse zwischen Personio und DATEV laufen ohne manuelles Nachtragen. Genauso wichtig: Die enge Zusammenarbeit hat das Produkt nicht nur für den Wirtschaftsbund besser gemacht, sondern für alle Kunden.

Zeiterfassung wird oft als lästig empfunden und kostet im Alltag unnötig Zeit. Mit Meine:Zeit in Kombination mit Personio konnten wir den täglichen Aufwand jedoch deutlich reduzieren. Die Einführung erfolgte bewusst schrittweise, beginnend mit einer Pilotphase von 20 Mitarbeitenden; ein Ansatz, der sich absolut bewährt hat. Anfängliche Herausforderungen wurden schnell erkannt und umgehend behoben, sodass der Übergang in den Echtbetrieb reibungslos verlief. Besonders überzeugt haben uns die schnelle Reaktionszeit sowie die intuitive Bedienung. So macht selbst die Zeiterfassung plötzlich fast schon Spaß, und das will wirklich etwas heißen!

Frank Filpe IT-Verantwortlicher, Wirtschaftsbund Quakenbrück

Als Nächstes: Deine Kanzlei

In einer 20-minütigen Demo zeigen wir dir, wie Meine:Zeit in deinem Alltag funktioniert und ab Woche eins Wirkung entfaltet. Du siehst echte Workflows, Vorschläge und die Übergabe in DATEV.

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