Wer in einer Kanzlei nach einer Software für „Zeiterfassung" sucht, meint fast nie das, was die Suchmaschine zuerst ausspuckt. Denn „Zeiterfassung" ist zum Sammelbegriff für Stempeluhren geworden: Kommen, Gehen, Pausen, Überstunden. Für Steuerberater, Anwälte und Wirtschaftsprüfer geht es aber um etwas anderes: um die Leistungserfassung. Also darum, welche abrechenbare Leistung auf welchen Mandanten und welchen Auftrag entfällt. Der Unterschied klingt nach Wortklauberei, kostet in der Praxis aber bares Geld.

Arbeitszeiterfassung ist nicht gleich Leistungserfassung

Arbeitszeiterfassung beantwortet eine arbeitsrechtliche Frage: Wann hat ein Mitarbeiter gearbeitet? Start, Ende, Pausen. Das Ergebnis ist die dokumentierte Anwesenheit: relevant für Arbeitsrecht, Überstunden und HR.

Leistungserfassung beantwortet eine betriebswirtschaftliche Frage: Woran wurde gearbeitet und für wen? Sie ordnet jede Tätigkeit einem Mandanten und einem Auftrag zu und bildet damit die Grundlage für die Abrechnung.

Eine Stempeluhr weiß, dass jemand acht Stunden im Haus war. Sie weiß nicht, dass davon drei Stunden auf den Jahresabschluss von Mandant A, zwei auf die Lohnbuchhaltung von Mandant B und der Rest auf interne Themen entfielen. Genau diese Zuordnung ist in der Kanzlei das, was zählt und was am Ende die Rechnung trägt.

Warum Leistungserfassung so oft schmerzt

In vielen Kanzleien läuft die Leistungserfassung noch immer über leere Formulare, die am Ende des Tages – oder schlimmer: am Ende der Woche – aus dem Gedächtnis gefüllt werden. Die Folgen kennst du wahrscheinlich:

• Umsatz versickert. Was nicht sofort notiert wird, wird vergessen. Abrechenbare Stunden gehen schlicht verloren.
• Falsche Zuordnung. Teilaufträge landen auf dem falschen Auftrag, Subaufträge werden übersehen.
• Kein Überblick. Niemand sieht auf einen Blick, an welchen Tagen noch Zeiten fehlen.

Die Erfassung ist damit nicht nur lästig, sondern ein direktes Leck in der Wirtschaftlichkeit der Kanzlei.

Wie Meine:Zeit die Leistungserfassung einfach macht

Meine:Zeit dreht das Prinzip um: Statt dass sich Mitarbeitende hinterher erinnern müssen, erkennt die App im Hintergrund automatisch, an welchem Mandanten und Auftrag gerade gearbeitet wird.

• Automatische Erkennung. Fenster, Programme und Aktivitäten werden ausschließlich lokal auf dem Gerät analysiert und mit den DATEV-Daten abgeglichen. So entsteht im Hintergrund eine präzise Zuordnung – ganz ohne aktives Zutun.
• Direkte Anbindung an DATEV EO comfort. Mandanten, Aufträge und Subaufträge werden automatisch erkannt und lassen sich direkt bebuchen – ohne manuellen Zwischenschritt und immer an der richtigen Stelle.
• Buchungsvorschläge statt leerer Formulare. Am Ende bestätigt der Mitarbeiter vorstrukturierte Vorschläge mit einer Trefferquote von über 90 %, statt alles von Hand einzutippen.

Wie groß der Hebel ist, zeigt die Kanzlei ASG: Mit Meine:Zeit spart sie bis zu 80 % der Zeit, die vorher für die Erfassung draufging und es gehen keine abrechenbaren Stunden mehr verloren.

Und weil das Thema in Kanzleien sensibel ist: Alle Aktivitäten bleiben lokal und verschlüsselt, nur für den jeweiligen Nutzer sichtbar. Es gibt keine zentrale Überwachung – jeder entscheidet selbst, was gebucht wird.

Und die Arbeitszeit? Beides ist möglich

Meine:Zeit ist bewusst keine Stempeluhr. Der Fokus liegt auf der abrechenbaren Leistung. Wer trotzdem beides braucht, verbindet über die HR-Schnittstelle die Leistungserfassung direkt mit der Arbeitszeiterfassung: Die erfassten Leistungen liefern die Datenbasis, aus der sich die Arbeitszeit fürs HR ableiten lässt. So entsteht aus einer einzigen, ohnehin nötigen Erfassung beides, ganz ohne doppelte Pflege.

Fazit

„Zeiterfassung" ist in der Kanzlei das falsche Wort für die richtige Sache. Worum es wirklich geht, ist die mandantenbezogene Leistungserfassung und die muss weder aufwendig noch lückenhaft sein. Meine:Zeit macht sie automatisch, präzise und direkt angebunden an DATEV EO Comfort.

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