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Eine einzelne E-Mail ist ein paar Minuten wert. Und genau deshalb wird sie nur selten genau erfasst. Kein Mensch öffnet nach einer dreiminütigen Antwort an den Mandanten das Erfassungstool, sucht den Mandanten heraus, wählt den Auftrag und tippt „00:03" ein. Das fühlt sich nicht der Mühe wert an. Multiplizierst du diese drei Minuten aber mit dutzenden Mails pro Tag, mal allen Mitarbeitenden, mal allen Arbeitstagen im Jahr – dann steht am Ende eine Zahl, bei der jede Kanzlei zweimal hinschaut. E-Mails sind kein Nebenschauplatz der Leistungserfassung. Sie sind der größte blinde Fleck, den kaum jemand auf dem Zettel hat.

Das Paradox der kleinen Tätigkeit

Was ein ein Meeting an Umsatz kostet, wenn man es vergisst, merkt man schnell. Bei E-Mails ist es tückischer: Jede einzelne ist zu klein, um den Erfassungsaufwand zu rechtfertigen und genau deshalb wird keine erfasst. Sie kommen zu häufig, unterbrechen den Arbeitsfluss, und das „mach ich später" kommt bekanntlich nie. Die Ironie dabei: Je digitaler und kommunikationsintensiver eine Kanzlei arbeitet, desto größer wird dieser unsichtbare Stapel abrechenbarer Minuten. Der kleinste Handgriff ist in Summe das größte Leck.

Automatisch erfasst

Meine:Zeit dreht das um. Sobald du in Outlook eine Mail liest oder verschickst, bekommt Meine:Zeit das automatisch über die Schnittstelle mit und zwar geräteunabhängig, ob am PC, am Laptop oder unterwegs am Handy. Du bearbeitest deine Mails einfach wie immer, die Aktivitäten laufen im Hintergrund von allein auf. Keine angelegten Einträge, kein Nachtragen, kein Erinnern.

Und sie landen beim richtigen Mandanten

Der eigentliche Hebel liegt aber nicht im Erfassen, sondern im Zuordnen. Meine:Zeit gleicht die Absender- beziehungsweise Empfängeradresse automatisch mit deinen Mandanten ab – der richtige Mandant ist dann schon vorbelegt. Du musst nichts suchen und nichts manuell zuordnen.

Ist eine Adresse noch keinem Mandanten bekannt, fragt Meine:Zeit beim ersten Zuordnen, ob es sich diesen Absender (oder gleich die ganze Domain) künftig für diesen Mandanten merken soll. Du kannst annehmen, einmalig ablehnen oder dauerhaft ablehnen. So wird die Erkennung mit jeder Mail ein Stück schlauer, ganz nebenbei. Und passt eine Adresse zu mehreren Mandanten – etwa in einer Unternehmensgruppe – nimmt Meine:Zeit den direkt verknüpften Mandanten oder schlägt den vor, für den du zuletzt Zeit erfasst hast. In den allermeisten Fällen ist das genau der richtige.

Welche Adressen verknüpft, abgelehnt oder noch offen sind, siehst du jederzeit in den Einstellungen und kannst dort alles anpassen. Dieselbe Logik greift übrigens auch bei Teams-Terminen und bei Telefonaten über die DATEV-Telefonie-Anbindung.

Aus vielen kleinen Minuten wird ein spürbarer Betrag

Das ist der Umsatzhebel: nicht das eine große Ding, sondern die Summe der vielen kleinen. Wenn jede beantwortete Mail automatisch und korrekt zugeordnet erfasst wird, taucht plötzlich abrechenbare Leistung auf, die vorher schlicht unsichtbar war, ohne dass irgendjemand mehr arbeitet oder mehr dokumentiert. Es wird nur endlich sichtbar und abrechenbar, was ohnehin geleistet wurde. Und das ist der angenehmste Umsatz überhaupt: der, den du schon längst erwirtschaftet, aber nie in Rechnung gestellt hast.

Das vervollständigt das Bild

E-Mails sind ein Baustein von mehreren. Meine:Zeit erkennt, woran am Bildschirm gearbeitet wird, erfasst Termine aus Teams, Telefonate über die DATEV-Telefonie-Anbindung und eben E-Mails aus Outlook. Zusammen ergibt das einen lückenlosen Zeitstrahl deines Arbeitstags, in dem keine abrechenbare Leistung mehr untergeht, egal, wie klein sie im Einzelnen wirkt.

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